文件装订之前的准备工作
为使档案能够长期保存和有 效利用，装订之前必 须对归档文件逐件进行检查，凡是不符合要求的均要进行修整，如破损修裱、易褪变字迹材料的复 制、去金属物、超大纸张折叠等。
1，裱破损文件
破损的文件包括残缺、孔洞、折叠处磨损等，对这些破损的文件要选用宣纸或质地优良的纸张和黏合剂进行修补或托裱，以恢复文件原来的面貌，延长其寿命。如破损文件材料特别珍贵、重要(如历史档案，中 央和省级领 导、名人题词等)，可委托档案馆专 业技术人员进行托裱。
2，模糊文件的处理
对于字迹模糊的文件，要根据文件的特征考证清楚，然后按照文件原件内容重新抄写或者打印，并使用字迹固定剂对文件原件的字迹进行固定，防止继续扩散。抄件或者打印复 制件必 须和原件放在一起,并在抄件上加盖“复 制件”印 章。
3，变字迹材料的复 制
已列入归档的永 久保管的文件材料中，凡是使用铅笔、圆珠笔、彩笔、复写纸和彩色墨水、纯蓝墨水等拟写、打印的文件材料，均属于易褪变的、不耐久的字迹材料，必 须进行复 制。复印时墨粉浓度不宜太大，颜色也不宜太深，zui好采用单面复印，以减少复 制件粘连的几率。
4，属物
装订文件使用的曲别针、大头针、订书钉等， 其材质以铁、铝等金属物为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等腐蚀，使文件纸张受到损害。
因此，在整理归档文件材料时，必 须将其中的金属物全部去掉，以防止日久生锈腐蚀文件。
5，纸张折叠
由于档案盒的尺寸是以A4纸张大小为准制作的，所以，为了方便归档文件装盒，对超大纸张需要加以折叠。折叠时注意：一是要尽量减少折叠次数；二是折叠处尽量位于文字、图表字迹之外；三是单张折叠。
归档文件的装订过程。
归档文件材料修整完毕应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。
装订顺序。
当一件归档文件包括不止一份单份文件时，应先对件内文件进行排序：通常正本在前，定稿在后，文件签发单放置在两者中间，即在定稿之前正本之后；正文在前，附件在后；原件在前，复 制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；报审表在前，报审文件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后，或者汉字文本在前，少数民族文字文本在后。此外，有收文处理单的，放在正文zui前面，编号时作为首页加盖归档章，以便更好地保持正本原貌。归档文件排序。
对齐方式。
装订前应将件内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说， 采用左上角装订的，应将左侧、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左侧、下侧对齐。如果都是A4幅面的，则考虑将右侧和下侧对齐,因为不同厂家的A4纸在尺寸上存在一定的误差，这样便于右侧翻阅，也整齐美观。
装订方式和用品。
对于装订方式和用品的选择,《归档文件整理规则》中并未进行统一规定，只是提出“装订材料应符合档案保护要求”。常用的装订方式除传统的线装外，还包括粘贴式、订书式、封套式等。
1，订式。线订式主要采用棉线装订材料，用手工或缝纫机装订。对于较薄的文件材料可使用缝纫机在左上角或左侧轧边，针角不宜过密，以防纸页从装订处折断；也可用针在左上角穿两孔或左侧穿三孔的方法进行装订;对于2-4页zui薄的文件,也可采用无酸装订纸在左侧包边，然后再用三孔一线方法进行装订，这样可避免用线绳装订时把文件勒破。对于较厚的文件材料可直接在左侧采用三孔一线方法装订，在背面打结。三孔装订时装订线距左边12. 5 mm左右，上下两孔距中 心孔80 mm左右。采用线绳的装订方法。
2，贴式。粘贴式般使用固体胶、 胶水等材料，注意不要使用糨糊，以防虫霉这种方式成本较低，但存在可逆性差，复印、扫描时不易拆除等缺点。
3，订书式。使用不锈钢钉对较薄的文件材料(一般在15页以下)进行装订，装订位置在左上角或左侧。在左侧装订的，装订两枚不锈钢订书钉为宜；在左上角装订的，装订一枚不锈钢订书钉即可。目前大多数企业使用不锈钢订书钉装订，方便快捷，本较低。文件如果在收发阶段是直接用不锈钢订书钉装订的，归档整理时就可以不用再重新拆件装订。但消 毒时不能用微波消 毒，因为微波消 毒时金属物发热，会损毁案和引起火灾。采用不锈钢钉的装订方法。
4，封套式。用80 g/m2左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中。封套上可以印制归档章，方便整理工作，而且能起到保护档案的用。但使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，另外，文件拿出利用时比散乱，不容易归位，因此一般只适用于数量较少的永 久档案。
比较以上装订方法的利弊，可以结合本单位的实际情况和上级单位的有关要求，选用方便、安 全经济的装订方法。一般来讲，文件较薄可用不锈钢钉装订，文件较厚可采用三孔一线左侧装订。
